Una de las preguntas más importantes a la hora de gestionar información de ingeniería desde ubicaciones descentralizadas es cómo manejar adecuadamente el control de versiones. Sin un correcto control, es probable que los usuarios trabajen con versiones desactualizadas de los documentos. Esto puede resultar extremadamente costoso en términos de tiempo, dinero y seguridad, ya que, los usuarios pueden estar trabajando con información obsoleta, lo que potencialmente podría suponer rehacer trabajos, no cumplir con las regulaciones establecidas, pudiendo llegar a causar accidentes.
Según la consultora IDC, una empresa típica con más de 1,000 trabajadores desperdicia entre $2,5 y $3,5 millones al año en tiempo dedicado a buscar información que nunca se encuentra o que directamente es inexistente, y tiempo dedicado a rehacer la información que no se puede encontrar. Para las empresas que operan en industrias intensivas en capital como la minería, la química, el petróleo, el gas o la energía, existen muchos beneficios gestionando la tecnología desde una ubicación central.
Por el contrario, para una Organización global cuya gestión de la documentación se realiza de manera descentralizada, existen una serie de desafíos a la hora de asegurar que la información crítica esté disponible 24/7 y siempre actualizada.
Dado que los planos y documentos de ingeniería son muy pesados, moverlos de un lugar a otro para cambios puede ser un proceso extremadamente engorroso y lento. Este proceso puede resultar aún más difícil si esos diseños de ingeniería hacen referencia a un archivo de diseño completamente separado.
Por otra parte, la seguridad de la información de ingeniería es otro enorme desafío para las Organizaciones que operan en industrias intensivas en capital. Cuando una empresa maneja la información de forma descentralizada, puede ser muy difícil compartir la documentación de ingeniería, ya sea internamente o con contratistas externos. Al gestionarla desde una ubicación centralizada, es posible:
Mejorar significativamente la colaboración entre los interesados, tanto internos como externos
Asegurar de que todos trabajan con la misma información
Facilitar que las partes interesadas sepan dónde encontrar la última versión de un documento
Sea Master Solutions, la solución para la gestión de información de ingeniería de Accruent, trabaja para agilizar la interoperabilidad entre diferentes ubicaciones que deben trabajar conjuntamente en el proceso de modificación de documentos. Al centralizar las actualizaciones y revisiones, los documentos pueden ser modificados por los usuarios en diferentes localizaciones, y esos usuarios pueden estar seguros de que están trabajando con la última versión del documento.
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